¿Cómo planear, validar y ejecutar su idea de negocio gastronómico?

junio 13, 2018 3:17 pm
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“El proceso de planeación es el componente clave de la eficiencia, no el plan” –  Braker et al. 1988. 

El alto índice de quiebre en la industria gastronómica puede ser directamente relacionado con la facilidad de abrir un restaurante pero no disponer de la experiencia ni conocimiento para mantenerlo. En realidad, mantener un restaurante puede ser considerado como una ciencia que involucra multitudes de aptitudes. Entre ellas, el mercadeo, las finanzas, el servicio, la planeación, el control, los recursos humanos, el liderazgo y muchas más. Unas gotas de habilidades en un océano de conocimiento necesario para hacer de su establecimiento un proyecto de vida rentable.

Pero dentro de este océano, existen tesoros que un dueño de restaurante no se puede perder. Y fue exactamente lo que nuestro equipo de trabajo buscó durante más de 6 meses: descubrir los factores de éxitos de los restaurantes y aplicarlos al momento de montar su proyecto gastronómico.

La información que están a punto de descubrir es una versión condensada de nuestra conferencia “Como montar un restaurante y mantenerlo rentable”. Y es el resultado de 41 estudios sobre el sector gastronómico desde los años 90. Ya que la información es extensa, optamos por dividir el contenido entre dos artículos. El primero les compartirá la importancia de planear su actividad, como validar su idea y luego ejecutarla. Luego, el segundo artículo les permitirá mantener su emprendimiento estableciendo buenas prácticas de control, optimizando su actividad y adaptándose a los constantes cambios de la industria. Por lo tanto, descubrirán que los procesos de planeación, validación, ejecución, control y adaptación son aptitudes que cada dueño de restaurante debería tener para montar su negocio.

¡Buen provecho!

41 estudios, 5 factores de éxito, 5 procesos claves.

El método para identificar los factores de éxito más comunes de los restaurantes, fue de ahorrar en una  tabla los resultados y recomendaciones de cada uno de los 41 estudios. Una vez terminado, el ejercicio  fue muy fácil: sumar los resultados e identificar los factores más comunes.

En este caso: La planeación, la estandarización y control de productos y procesos; la experiencia del manager; el servicio y la flexibilidad operacional.

5 factores que pudimos concentrar en 5 procesos claves compuestos de diferentes actividades. Se los presentamos en los siguientes parágrafos.

descubrimos que los procesos de planeación, validación, ejecución, control, optimización y adaptación son aptitudes claves para montar su restaurante

Planeación.

““Independientemente de su tamaño, un negocio necesita tener un plan eficaz y comprensible para funcionar en la realidad” – Wijteunge W.A.D.S et Al.

En un ambiente altamente competitivo y cambiando constantemente, el proceso de planeación se ha revelado ser de extrema importancia. Planear es la oportunidad de comprobar que su concepto es adecuado al mercado o al contrario necesita estar ajustado.

Es por esta razón que hemos dividido el proceso entre 3 etapas: definir; analizar y preparar.

  • Definir: Después de conocer el entorno en el cual estarán operando, viene el momento de escoger o validar su concepto. La clave de esta etapa, es de definir un modelo que sea conforme a su medio ambiente. Así que es el momento de escoger un producto, un precio y un servicio adecuados a las necesidades o atributos de su mercado objetivo. Pero sin olvidar un factor muy importante: La diferenciación.Según Beverly (Shih-Yun) Chen, en su estudio “A Qualitative Caste Study of Restaurant Success in Auckland” (2014), escoger un concepto único es un factor de éxito para muchos restaurantes en Nueva Zelanda. De hecho, 7 de los 41 estudios subrayan la importancia de diferenciarse de la competencia y escoger un concepto único. Estos resultados comprueban que más allá que la comida, los consumidores buscan también un experiencia. Por lo tanto, crear un concepto diferente aumenta la probabilidad de ser exitoso.
  • Preparar: Finalmente, la última etapa del proceso de planeación consiste en reunir en su modelo el máximo de atributos intangibles que permitirán acceder a su mercado y posicionarse. Es el momento de definir la ubicación más adecuada, los canales de comunicación más apropiados, su cultura organizacional, sus objetivos, su expansión y los elementos que les diferenciarán de su competencia.
“La ubicación del restaurante, su rapidez de crecimiento y su capacidad de diferenciarse del mercado son atributos que pueden impactar el éxito del negocio” – Parsa et al. 2005
  • Analizar: La primera etapa puede ser considerada como la MÁS importante. Como lo sugiere Parsa et al. en 2015, conocer la naturaleza de su mercado es primordial para su éxito. Es por esta razón que la primera recomendación es de conocer el medio ambiente en el cual operan. Por ejemplo, conocer las tendencias de consumo y valor adquisitivo de su mercado objetivo, la cultura, el entorno político (ej. Impuestos), la economía, el clima y la oferta y precios de su competencia les permitirá definir rápidamente si su concepto es viable o no.
Validación (validar costos).

Después de crear un concepto adecuado al mercado, es el momento de conocer la viabilidad de su modelo de negocio. En otras palabras, asegurarse que su inversión será rentable.

El proceso de validación consiste en cumplir con algunos requisitos que en EP Margin hemos identificados como esenciales: manejar productos rentables; conocer sus costos operacionales,  proyectar su actividad y determinar un presupuesto.

  • Estandarización y costeo de productos: Asegurar la viabilidad de su negocio es antes que todo asegurarse que los productos que venderán son rentables. Es por esta razón que el primero paso de validación debe ser el proceso de costeo. Conocer el costo de sus productos es esencial para definir un precio de venta que genere rentabilidad, sea competitivo y cumpla con el poder adquisitivo de su mercado. Es la oportunidad de estandarizar su menú y crear las bases para capacitar, controlar, monitorear y optimizar su actividad.
  • Costos operacionales e indirectos: Es también el momento de estimar los costos asociados a su actividad comercial. Por ejemplo, definir los costos de arriendo, de nóminas, de servicios públicos, de mercadeo, de contabilidad, de seguro etc…
Validación (proyectar actividad).
  • Proyectar: Llevar una proyección precisa de su operación puede ser un proceso muy simple sí disponen de todo lo necesario. Es por esta razón que recomendamos costear sus productos, definir un precio de venta y conocer sus costos operacionales. Esa información es ampliamente suficiente para proyectar su actividad sobre varios meses y descubrir si su concepto es rentable.¿Cómo hacerlo? En regla general el ejercicio es el siguiente:

Ventas netas (Cantidad de ventas x precio de venta de los productos (sin impuestos))
Costos directos de insumos (Cantidad de ventas x costo de insumos de los productos) –  Costos operaciones & indirectos de fabricación = Utilidad.

Para obtener más información sobre el proceso, escríbannos a teayudamos@epmargin.com y nuestro equipo se pondrá a su disposición para y explicarles el proceso de manera clara y personalizada.

  • Presupuestar: Finalmente, tener un pronóstico de ventas es la oportunidad para definir un presupuesto que les permitirá cubrir su inversión inicial y operar durante suficiente tiempo para posicionarse en el mercado. En realidad,  proyectar es tener la posibilidad de ajustar sus costos fijos y operativos para a la vez optimizar sus gastos y mantener una operación eficiente. Por ejemplo, recomendamos fuertemente establecer un presupuesto máximo para su arriendo y para sus nóminas. Por lo general, el mercado tiene tendencia a sobre emplear al momento de abrir el cual afecta drásticamente su rentabilidad.
el flujo de gente, la cantidad de habitantes, la presencia de competencia, la accesibilidad, el parqueadero, el tráfico, la seguridad, si existe una zona peatonal y finalmente la luz pública son algunos de los elementos a tomar en cuenta al momento de escoger su local
Ejecución (tener el local adecuado).

El tercer proceso es nada más y nada menos que la ejecución de su concepto. Ya que su modelo de negocio ha sido validado, es el momento de aplicar su planeación y seguir el plan.

  • Escoger el local: A partir de este momento podemos asumir que los procesos anteriores, les permitieron definir 2 factores importantes. En primer lugar, la ubicación más adecuada para acceder a su mercado (planeación – preparar). Segundo, el presupuesto máximo que pueden acordar a su arriendo (validación – presupuestar). Cumplir con estos dos factores es ciertamente un gran paso adelante para asegurar su crecimiento. Luego les invitamos a tomar en cuenta otros factores que algunos de los 41 estudios subrayan: el flujo de gente, la cantidad de habitantes, la presencia de competencia, la accesibilidad, el parqueadero, el tráfico, la seguridad, si existe una zona peatonal y finalmente la luz pública.

“La ubicación es un factor que se puede controlar y debe ser parte de la planeación” Camillo et al. 2008

  • Adecuar el local: Una vez hayan escogido el local, viene el momento de adecuarlo a su imagen. Un proceso muy riesgoso que eventualmente superara su presupuesto y los tiempos estimados. No obstante de una buena planeación y validación existirán siempre imprevistos y costos ocultos que afectaran su presupuesto y el tiempo de entrega. Sin embargo, para reducir estas situaciones aconsejamos tomar en cuenta los siguientes  procesos: cotizar sus materiales con diferentes proveedores incluyendo tiempos de entrega; investigar las regulaciones y permisos necesarios para la obra y para luego operar; mantener un control diario de su presupuesto; negociar pagos post-apertura para preservar su caja; llevar una planeación y control de la obra para evitar modificaciones de último momento.
Ejecución (escoger los aliados adecuados).
  • Escoger proveedores: El sector gastronómico tiene tendencia a olvidar la relación que los proveedores llevan con su operación. No solamente disponen de la materia prima necesaria para elaborar su carta sino también hacen que los insumos lleguen a tiempo. Por lo tanto, escoger un proveedor debe ser considerado como un matrimonio donde la relación beneficia a las dos partes. Sin embargo, algunos factores deben estar tomados en cuenta al momento de seleccionar su aliado. Elementos como la ubicación, la calidad y almacenamiento de los productos, la capacidad de producción, la disponibilidad, los días y horas de entrega, los métodos de pago, los precios, el servicio y la comunicación son factores muy importantes. Tomen en cuenta que una relación con un proveedor empieza desde cero  y que lo más confianza existe entre las dos partes los más beneficiaran de la relación. Ej. Créditos, horas de entrega, calidad etc…
“El reclutamiento del equipo es una de las habilidades  más importante porque significa menos entrenamientos correctivos y más enfoque en capacitar       para el crecimiento personal – Food Service Management 2010
Buscar, contratar y mantener un equipo de embajadores de su marca es definitivamente una ciencia que llamamos “Recursos Humanos”.
  • Contratar y capacitar su equipo: Otro elemento generalmente poco valorado por la industria. Buscar, contratar y mantener un equipo de embajadores de su marca es definitivamente una ciencia que llamamos “Recursos Humanos”. Contrariamente al continente europeo, el sector gastronómico latino dispone de pocas carreras profesionales enfocadas en el servicio. Esta situación hace que el empleo en la industria de los restaurantes es por lo general considerado como un trabajo pasajero con pocas oportunidades profesionales que resulta en una mano de obra poca comprometida. Sin embargo, las cosas están cambiando. Profesionales como Danny Meyer promueven la creación de culturas organizacionales enfocadas en el empleado antes que el cliente. Empresas como Starbucks, ShakeShack  están definitivamente haciendo la diferencia en el mercado y comprueban que cuidar sus empleados hace clientes felices. Para no extendernos sobre el tema les invitamos a referirse a nuestro articulo  La diferencia entre servicio & hospitalidad en los restaurantes”.
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Vincent Mokry
Acerca de Vincent Mokry

Nacido en la Isla Francesa de la Reunión, Vincent dedicó su carrera profesional al manejo y administración de restaurantes. Después 5 años de estudios en el Instituto William Angliss (Melbourne, Australia), Vincent se encuentra al día de hoy en la ciudad de Medellín (Colombia) donde sus esfuerzos se enfocan en identificar los retos y problemas de la industria gastronómica y solucionarlos. Disfruta de sus artículos y descubre como optimizar la rentabilidad de tu negocio gastronómico.

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